費用報銷工作如同一面鏡子，可以照見公司管理的方方面面。簽字流程與權簽額度體現(xiàn)了公司的內(nèi)控水平;發(fā)票審核與費用歸屬可折射稅控風險意識;有無私費公報、鋪張浪費可甄別高管的廉潔程度;費用動向則能透視公司的運作效能。

(一)重點關注涉稅風險

費用報銷會計應重點關注發(fā)票合規(guī)性、費用歸集、簽字手續(xù)、預算等事項。其中，發(fā)票的合規(guī)性與潛在的稅務風險高度關聯(lián)。

潛在稅務風險點包括：

①發(fā)票審核不嚴，導致假票、廢票入賬，少交所得稅;

②將薪酬類支出當作費用處理，如出差補貼、節(jié)日福利、服裝費等，少交個稅;

③將不能全額在所得稅前扣除的費用計入其他科目，如將旅游費計入差旅費，將招待費計入研發(fā)費，少交所得稅;

④將贈送行為當做費用報銷，如購禮品用于客戶維護，少交增值稅、個稅、所得稅。

為了降低涉稅風險，費用報銷需做到四個統(tǒng)一，即會計分錄、憑證摘要、單據(jù)審批、發(fā)票明細應保持一致。這樣做，一方面是為了讓會計做賬規(guī)范，另一方面是為了規(guī)避稅務風險。許多公司的費用報銷瑕疵多多，有替票現(xiàn)象，有白條現(xiàn)象，也有套現(xiàn)現(xiàn)象，還有替薪現(xiàn)象，這給財務留下諸多隱患。不管怎樣，會計人員應秉持一點：費用報銷，以發(fā)票記錄為準，只認發(fā)票上的列示。

(二)審批簽字如何規(guī)范

員工報銷費用時，都需要哪些人簽字呢?中等規(guī)模的企業(yè)簽字流程一般為部門經(jīng)理、財務部費用會計、財務總監(jiān)(經(jīng)理)、主管副總。如果公司規(guī)模較小、內(nèi)控缺失或沒有制定費用預算，一般還需總經(jīng)理簽字。

費用報銷時會計審核都要做什么?

①發(fā)票的合規(guī)性;

②報銷金額與發(fā)票金額是否一致;

③權簽是否完整;

④費用是否在預算內(nèi)，超預算與預算外費用有無特批;

⑤報銷單填寫的事項與發(fā)票是否一致。①②⑤體現(xiàn)的是涉稅風險控制，③體現(xiàn)的是授權控制，④體現(xiàn)的是預算控制。

各級領導進行費用報銷權簽時，等于是為公司的資金支出把關。如何杜絕一些領導不作為、亂作為呢?不妨借鑒一下華為的做法。華為高管余某因在費用報銷審核中未認真履責，華為決定停止其費用報銷權簽權力三年，本人承擔連帶賠償責任。三年內(nèi)如需恢復權簽權力，須由個人聘請外部審計師對其停止權簽權力前三年的權簽行為進行審計。審計如發(fā)現(xiàn)違規(guī)報銷，余某繼續(xù)承擔連帶賠償責任，審計費用由余某本人承擔。上述完成后，方可恢復余某的費用報銷權簽。

(三)發(fā)票的學問

千萬不要相信市面上兜售的保真發(fā)票。小廣告以只要稅點絕對保真為噱頭，極易騙得企業(yè)上當。上當?shù)膬?nèi)因當然是購票者的私念，或想規(guī)避個稅，或想套取公司資金。外因則是“發(fā)票商”拋出了可驗收后收費的誘餌。這時要多個心眼了，查驗發(fā)票還真可能是真的。伎倆在后面，月末開票方會申請將這張發(fā)票作廢。

假發(fā)票很少是善意取得的。其中，一部分是企業(yè)以費用報銷方式發(fā)放工資、獎金，一部分是公司給客戶的回扣、返點，假發(fā)票是找來沖賬的。如果個稅免征額仍這么低，第一部分假發(fā)票將持久存在。如果商業(yè)環(huán)境還這么差，“好處費”就不會絕跡，第二部分假發(fā)票市場也不會淡出。假發(fā)票的背后透著心酸與無奈!

企業(yè)有許多費用支出不能獲取得發(fā)票，沒有發(fā)票能否報銷?

這個問題涉及兩種情形：

第一，費用發(fā)生了且能提供證據(jù)證明的，可以報銷，但不得在所得稅前扣除;

第二，不能證實費用真實時，除了不能在所得稅前扣除，還有呢，如果是內(nèi)部員工報銷，報銷款并入薪酬計個稅，如果給外部人士報銷，視同贈送代扣代繳個稅。

總公司的費用發(fā)票與分公司的費用發(fā)票能串用嗎?如總部設在北京，分公司設上海，分公司獨立核算。分公司取得的發(fā)票能否在總公司報銷呢，或者總公司取得的發(fā)票能否在分公司報銷呢?明確答復，不行。原因是總部與分公司都是獨立的納稅單位。所以分公司取得發(fā)票要記牢了，抬頭一定要寫分公司的全稱。

(四)怎么管好高管的費用報銷

要想管好高管的職務消費，建議重點監(jiān)控招待費、會議費、培訓費、差旅費、辦公用品費等科目，這些科目是所謂的職務消費的重災區(qū)。最好做到公示高管費用報銷，全員監(jiān)督。注意厘清高管假借下屬名義報銷的費用。高管在分子公司有兼職的，還需把審計延伸到分子公司，這里的“故事”很可能比總部還精彩。

在費用審批時，高管報銷費用一般只需財務總監(jiān)和總經(jīng)理審批。只要不太出格，礙于面子，財務總監(jiān)和總經(jīng)理都會簽字。這么一來，高管的職務消費等于沒了監(jiān)控。

怎么改進?公司可在監(jiān)督方法上多想辦法。譬如，華為的內(nèi)審可以監(jiān)督任正非的費用報銷。任總一次去日本出差，報銷差旅費時，把住酒店時的洗衣費也計算在內(nèi)了。華為的差旅費報銷制度中是不允許員工報銷此類費用的，當內(nèi)審發(fā)現(xiàn)這筆不當報銷后，將之寫到了審計意見中。任總為此做了自我批評。做法或許偏執(zhí)，意義發(fā)人深省。

高管費用全員公示也是可行的辦法。有個公司做法很獨到，財務把每位高管的費用羅列出來，按高低排序，全員公示。想想啊，哪位高管愿意自己每月都“榮登”榜首呢，于是能不報銷就不報銷了。

(五)財務應把工作做在前面

每當業(yè)務人員拿著一摞發(fā)票到財務部，總會被會計人員摘出不合規(guī)的報銷內(nèi)容，這時我仿佛聽到了一個憤恨的聲音，不就是個記賬的嗎，牛什么啊?雖然這個聲音很少會高分貝的呈現(xiàn)，壓在心底卻更易讓財務與業(yè)務變得冷漠與對立。

無疑，費用報銷工作有時會碰上情理法的沖突。千奇百怪的情由，企業(yè)利益應維護的是理，會計人員應遵從的是法。當情理法糾結(jié)時，費用報銷會成為擰巴的工作，很容易讓會計與業(yè)務變得對立。要打破這種隔閡，除了制度先行，財務人員還應主動走出去，用培訓的方式把自己的要求告訴業(yè)務人員。

費用報銷可培訓的內(nèi)容很多，發(fā)票知識、審批流程、單據(jù)填寫、票據(jù)粘貼、報銷時限，都需要會計人員傳達。看似簡單的點，一個沒有做好，都可能引起爭議與誤會。

費用報銷是財務部門的窗口工作，做好了，能給財務部門的形象加分，能改善財務部與兄弟部門的關系。費用報銷又是一項簡單重復的工作，很容易被輕視。因此，費用報銷工作本身就是個矛盾體。解決這個矛盾不難，一旦解決，對財務部門意義很大，效益很大。