進(jìn)行報(bào)表定義時(shí)，必須做好如下工作：一是要有一張空表的格式，即這張表的表頭是什么樣，表的欄目有多少，欄目的名稱是什么，有多少行，表尾有什么，我們可以在屏幕上畫一張空白的表格，并將其保存在一個(gè)文件里。我們稱這個(gè)文件為報(bào)表格式文件。二是要知道這張表的每欄數(shù)據(jù)是怎么來的，可以有兩個(gè)來源：其一是從帳目中取得某個(gè)科目的余額或發(fā)生額或年初數(shù)，我們稱之為“取數(shù)公式”;其二是從前期的報(bào)表或其他報(bào)表或本表中經(jīng)過加減乘除等計(jì)算而來，我們稱之為“計(jì)算公式”。
把兩個(gè)公式分別存在兩個(gè)文件中，一個(gè)叫“取數(shù)公式文件”，一個(gè)叫“計(jì)算公式文件”。最后，還要對(duì)各欄目橫平豎直檢查勾稽關(guān)系進(jìn)行描述，將其存在一個(gè)文件中，稱之為“校驗(yàn)公式文件”。因此，要建立一張報(bào)表，就要有報(bào)表格式、取數(shù)公式、計(jì)算公式和校驗(yàn)公式這樣四個(gè)文件。因?yàn)檫@些文件都是描述某張報(bào)表的，故而統(tǒng)稱為“描述文件”。
一張報(bào)表就要有四個(gè)文件來描述它，如果要出多種報(bào)表，就要有許多描述文件。那么，到底哪四個(gè)文件是用來描述同一個(gè)文件的?為了使這些描述文件與實(shí)際打印的報(bào)表建立起聯(lián)系，就要建立一個(gè)表格信息文件，即讓操作者告訴計(jì)算機(jī)打印哪張報(bào)表，使用哪些描述文件，這就要建立一個(gè)管理文件，我們稱之“表格管理文件”。
這樣，進(jìn)行報(bào)表定義時(shí)，就需要建立“報(bào)表格式”、“取數(shù)公式”、“計(jì)算公式”、“校驗(yàn)公式”、“表格管理”等五個(gè)文件。
進(jìn)行會(huì)計(jì)報(bào)表定義時(shí)還應(yīng)注意如下兩個(gè)問題：
*9，為了取數(shù)方便，應(yīng)在設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)，根據(jù)需要，多設(shè)明細(xì)科目。因?yàn)橛行?huì)計(jì)報(bào)表欄目中的數(shù)值，是根據(jù)一個(gè)或幾個(gè)一級(jí)會(huì)計(jì)科目的余額相加而形成的，例如：資產(chǎn)負(fù)債表中“貨幣資金”項(xiàng)目，是根據(jù)“現(xiàn)金”、銀行存款”、“其他貨幣資”科目的期末余額合計(jì)填列的。
有的會(huì)計(jì)報(bào)表欄目中的數(shù)據(jù)要進(jìn)行分析才能填列，例如：現(xiàn)金流量表中的“固定資折舊”項(xiàng)目，反映企業(yè)年度內(nèi)累計(jì)提取的折舊，本項(xiàng)目應(yīng)根據(jù)“累計(jì)折舊”科目的貸方發(fā)生額中屬于本期提取的計(jì)入成本費(fèi)用的折舊數(shù)分析填列。如果是手工記帳，編制報(bào)表時(shí)可以把帳簿中的“累計(jì)折舊”帳翻出來一頁一頁地看，通過查看摘要內(nèi)容，將本年度購買的舊的機(jī)械設(shè)備等固定資產(chǎn)中所含的折舊結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)剔除，填列到現(xiàn)金流量表即可，而使用計(jì)算機(jī)時(shí)情況就不同了，公式很難根據(jù)摘要來設(shè)定;從“累計(jì)折舊”的貸方發(fā)生額中，又很難進(jìn)行邏輯判斷，哪些是本年計(jì)提的計(jì)入成本費(fèi)用的折舊，哪些是增加設(shè)備轉(zhuǎn)入的折舊。這樣就需要增設(shè)三個(gè)二級(jí)科目：“計(jì)入成本費(fèi)用的折舊”、“非經(jīng)營(yíng)性計(jì)提的折舊”、“其他折舊結(jié)轉(zhuǎn)”，在編制現(xiàn)金流量表時(shí)，對(duì)于“固定資產(chǎn)折舊”欄就可以根據(jù)“計(jì)入成本費(fèi)用的折舊”數(shù)來填列。
第二，應(yīng)細(xì)致認(rèn)真地描述公式。運(yùn)算符號(hào)除了主要的+、-、×、÷、=等以外，還有(大于)、≠(不等于)、≥(大于或等于)、≤(小于或等于)等邏輯運(yùn)算符，在定義時(shí)不應(yīng)出現(xiàn)錯(cuò)誤。
同時(shí)也要注意取數(shù)的借方貸方。例如：資產(chǎn)負(fù)債表中“資產(chǎn)總額”的年初數(shù)等于“負(fù)債及所有者權(quán)益”的年初數(shù);“資產(chǎn)總計(jì)”的年初數(shù)等于“負(fù)債及所有者權(quán)益”的年初數(shù);“資產(chǎn)總計(jì)”的期末數(shù)應(yīng)等于“負(fù)債及所有者權(quán)益”的期末數(shù)。
